Trong môi trường làm việc quốc tế, việc thành thạo tiếng Anh là lợi thế nhưng kỹ năng mềm xử lý các tình huống khéo léo bằng tiếng Anh chính là điểm cộng lớn. Đặc biệt, kỹ năng viết đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và thực tế không phải ai cũng biết. Bài viết này, Yonah sẽ hướng dẫn bạn viết đơn xin nghỉ phép tiếng Anh trang trọng và lịch sự.

1. Cấu trúc viết đơn xin nghỉ phép tiếng Anh thực tế dễ dùng

Cách viết đơn xin nghỉ phép chuyên nghiệp bằng tiếng Anh cần tuân thủ một bố cục rõ ràng, dễ hiểu và súc tích. Dưới đây là những phần cơ bản không thể thiếu trong một mẫu đơn:

1.1 Heading – Mở đầu:

• Thông tin người gửi: Tên, chức vụ, bộ phận.
• Thông tin người nhận: Tên, chức vụ, bộ phận.
• Ngày viết đơn.
• Tiêu đề (Subject): Nêu rõ mục đích của lá đơn, ví dụ: “Leave Request” hoặc “Application for Leave”.

1.2. Greeting – Lời chào:

Bắt đầu bằng một lời chào trang trọng như:

• Dear Mr. [Last Name],
• Dear Ms. [Last Name],
• Dear [Manager’s Full Name],
• Dear [Dear Human Resources Department]

1.3 Opening Statement – Câu mở đầu rõ ràng

• I am writing to formally request a leave of absence from [start date] to [end date].
  (Tôi viết đơn này để chính thức xin nghỉ phép từ [ngày bắt đầu] đến [ngày kết thúc].)
• This is to request time off due to [personal/medical/family] reasons.
  (Tôi xin nghỉ phép vì lý do [cá nhân/y tế/gia đình].
• I would like to submit my application for leave starting from [date].
  Tôi muốn gửi đơn xin nghỉ phép bắt đầu từ [ngày].
• Kindly accept this letter as my official leave request for the following period.
  (Kính mong quý công ty chấp thuận đơn này như là yêu cầu nghỉ phép chính thức của tôi trong khoảng thời gian dưới đây.)
• I am reaching out to seek approval for my upcoming time-off, scheduled from [start date] to [end date].
  (Tôi viết thư này để xin sự phê duyệt cho kỳ nghỉ sắp tới của tôi, dự kiến từ [ngày bắt đầu] đến [ngày kết thúc].)

1.4 Reason for Leave – Lý do xin nghỉ

• I am taking this leave due to a family commitment that requires my presence.
  (Tôi xin nghỉ phép lần này vì có việc gia đình quan trọng cần sự có mặt của tôi.)
• I have a scheduled medical appointment that requires a few days of rest.
  (Tôi có một cuộc hẹn khám sức khỏe đã được lên lịch và cần vài ngày để nghỉ ngơi.)
• I would like to use my annual leave for personal rest and travel.
  (Tôi muốn sử dụng ngày nghỉ phép năm của mình để nghỉ ngơi và du lịch cá nhân.)
• Due to an urgent family emergency, I need to take some time off.
  (Do có việc khẩn cấp trong gia đình, tôi cần xin nghỉ một thời gian ngắn.)
• This leave is necessary for me to attend to personal matters that cannot be postponed.
  (Kỳ nghỉ này là cần thiết để tôi giải quyết những việc cá nhân không thể trì hoãn.)

1.5 Leave Duration – Thời gian nghỉ cụ thể

• I plan to be away from the office starting [start date] and return on [return date].
  (Tôi dự định sẽ vắng mặt tại văn phòng bắt đầu từ [ngày bắt đầu] và sẽ quay lại làm việc vào [ngày trở lại].)
• My leave will commence on [start date] and end on [end date].
  (Thời gian nghỉ phép của tôi sẽ bắt đầu từ [ngày bắt đầu] và kết thúc vào [ngày kết thúc].)
• The requested leave period is from [start date] through [end date], totaling [X] working days.
  (Tôi xin nghỉ trong khoảng thời gian từ [ngày bắt đầu] đến [ngày kết thúc], tổng cộng là [X] ngày làm việc.)
• Please note that I will be unavailable from [date] to [date], inclusive.
  (Xin lưu ý rằng tôi sẽ không thể làm việc từ [ngày] đến hết ngày [ngày].)
• I intend to resume work on [return date] after being away from [start date].
  (Tôi dự kiến sẽ quay lại làm việc vào ngày [ngày trở lại] sau thời gian nghỉ bắt đầu từ [ngày bắt đầu].)

1.6 Work Arrangements – Kế hoạch công việc trong thời gian nghỉ

• I have delegated my current tasks to [Colleague’s Name], who has kindly agreed to cover for me.
  (Tôi đã bàn giao các công việc hiện tại cho [tên đồng nghiệp], người đã đồng ý hỗ trợ thay tôi trong thời gian nghỉ.)
• All my pending duties have been documented and assigned to the responsible team members.
  (Tất cả công việc còn lại của tôi đã được ghi chép đầy đủ và phân công cho các thành viên phụ trách trong nhóm.)
• In my absence, [Colleague’s Name] will be the point of contact for any urgent issues.
  (Trong thời gian tôi vắng mặt, [tên đồng nghiệp] sẽ là người liên hệ chính cho bất kỳ vấn đề khẩn cấp nào.)
• I have ensured a smooth handover of responsibilities to ensure no disruption to ongoing work.
  (Tôi đã đảm bảo việc bàn giao công việc được thực hiện suôn sẻ nhằm không làm gián đoạn tiến độ hiện tại.)
• A detailed work plan and status update have been shared with my supervisor prior to my leave.
  (Tôi đã gửi kế hoạch công việc chi tiết và cập nhật tiến độ cho cấp quản lý trước khi nghỉ phép.)

1.7 Closing Statement – Lời cảm ơn & cam kết

• Thank you for considering my request. I appreciate your understanding and support.
  (Cảm ơn anh/chị đã xem xét đề nghị nghỉ phép của tôi. Tôi rất trân trọng sự thông cảm và hỗ trợ của anh/chị.)
• I am grateful for your attention and hope for your kind approval.
  (Tôi biết ơn sự quan tâm của anh/chị và hy vọng nhận được sự chấp thuận từ phía anh/chị.)
• Please let me know if any further details are required regarding my leave.
  (Xin vui lòng cho tôi biết nếu cần thêm bất kỳ thông tin nào liên quan đến kỳ nghỉ phép này.)
• I assure you that all necessary preparations have been made to minimize disruption.
  (Tôi xin cam kết rằng mọi công tác chuẩn bị cần thiết đã được hoàn tất nhằm hạn chế tối đa ảnh hưởng đến công việc.)
• Thank you in advance for your support during my absence. I will remain reachable if needed.
  (Xin cảm ơn trước vì sự hỗ trợ của anh/chị trong thời gian tôi vắng mặt. Tôi vẫn sẽ sẵn sàng liên lạc nếu có việc cần.)

Ngoài ra, bạn cần có chữ ký cuối đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh như sau:

Sincerely/Best regards
[Your Full Name] 
[Job Title] 
[Department]

2. Phân loại các loại đơn xin nghỉ phép trong tiếng Anh

Tùy thuộc vào lý do xin nghỉ, bạn có thể sử dụng các loại đơn xin nghỉ phép sau:

• Annual Leave (Nghỉ phép năm): Dành cho những ngày nghỉ đã được quy định trong chính sách của công ty. Thường được sử dụng cho mục đích cá nhân hoặc nghỉ dưỡng.
• Sick leave (Nghỉ ốm): Dùng khi bạn bị ốm hoặc cần chăm sóc người thân bị ốm.
• Personal leave (Nghỉ việc riêng): Dùng khi bạn có việc cá nhân cần giải quyết.
• Emergency leave (Nghỉ khẩn cấp): Dùng khi bạn có việc khẩn cấp cần giải quyết, ví dụ như tang gia, tai nạn.
• Maternity leave (Nghỉ thai sản): Dùng cho phụ nữ mang thai và sau sinh.
• Paternity leave (Nghỉ phép dành cho cha): Dùng cho nam giới khi vợ sinh con.

Ngoài ra dựa trên mục đích nghỉ phép mà bạn có thể điều chỉnh nội dung trong đơn phù hợp nhé!

>> Xem thêm: Yonah tặng bạn: bộ tài liệu tự học tiếng Anh tại nhà cho người đi làm và dân văn phòng

3. Các mẫu đơn xin nghỉ phép trong tiếng Anh chuyên nghiệp

3.1 Mẫu đơn xin nghỉ phép năm (Annual Leave)

Subject: Annual Leave Request from [Start Date] to [End Date]

Dear [Manager’s Name],

I am writing to formally request annual leave from [start date] to [end date], totaling [number of days] working days. I have ensured that my current assignments will be completed or delegated appropriately before my leave.

Please let me know if you need any additional information regarding my schedule.

Thank you for your consideration.

Best regards,  

[Your Name]  

[Your Position]

3.2 Mẫu đơn xin nghỉ phép do ốm (Sick Leave)

Subject: Sick Leave Request

Dear [HR/Manager’s Name],

I am feeling unwell and will not be able to attend work starting [date]. I expect to recover within [number of days] and will keep you informed of my condition. A medical certificate can be provided upon request.

Thank you for your understanding.

Sincerely,  

[Your Name]  

[Your Position]

3.3. Mẫu đơn xin nghỉ thai sản (Maternity Leave)

Subject: Maternity Leave Application

Dear [HR/Manager’s Name],

I am writing to formally apply for maternity leave starting from [start date], as per the company policy and labor regulations. I plan to return to work on [expected return date]. I will coordinate with my team to ensure a smooth handover of responsibilities.

Thank you for your kind support during this time.

Sincerely,  

[Your Name]

4. Lưu ý khi viết đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

Viết đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh tuy không quá phức tạp, nhưng vẫn cần tuân theo một số nguyên tắc để đảm bảo sự chuyên nghiệp, rõ ràng và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp quốc tế. Dưới đây là những điều bạn cần đặc biệt lưu ý:

• Dùng văn phong lịch sự, chuyên nghiệp: 

Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp, tránh dùng từ ngữ đời thường hoặc thiếu trang trọng như “wanna”, “gonna”, “hey”, v.v. Ngoài ra, bạn cũng tránh viết tắt trừ những cụm từ phổ biến như HR (Human Resources) hay CEO.

• Tránh dùng ngôn ngữ rườm rà hoặc thiếu mạch lạc
  Đảm bảo thông tin rõ ràng, không sai sót về ngày tháng
• Luôn trình bày phương án xử lý công việc khi vắng mặt

>> Xem thêm: 9+ cách giới thiệu bản thân ngày đầu đi làm bằng tiếng Anh được sếp thích

Việc viết đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh đòi hỏi sự cẩn trọng trong từng câu chữ, bởi nó không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn ảnh hưởng đến hình ảnh cá nhân trong môi trường làm việc. Hy vọng qua bài viết của Yonah, bạn đọc – đặc biệt là nhân viên văn phòng – sẽ có thêm kinh nghiệm viết đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh.